Wenn ich mit Unternehmen über digitale Barrierefreiheit spreche, geht es fast immer zuerst um die Website. Die Dokumente kommen später, und dann meist als ganzer Stapel: Abrechnungen, Formulare, Präsentationen und Tabellen, die über Jahre in Word, PowerPoint und Excel entstanden sind und als PDF verschickt oder auf der Website abgelegt werden.
In diesem Ratgeber zeige ich Ihnen, wo barrierefreie Dokumente tatsächlich entstehen: nicht erst beim PDF-Export, sondern in der Quelldatei. Sie erfahren, welche Gewohnheit später die meiste Arbeit macht, wie Sie Word, PowerPoint und Excel sauber aufsetzen, woran man eine gute Vorlage erkennt und wo die automatische Prüfung an ihre Grenzen stößt.
Kurz beantwortet: barrierefreie Dokumente in sechs Schritten
- Formatvorlagen für Überschriften und Fließtext nutzen, statt Text von Hand groß und fett zu machen.
- Bildern und Diagrammen einen Alternativtext geben.
- Echte Listen und Tabellen mit Kopfzeile verwenden, ohne verbundene Zellen.
- Auf ausreichende Kontraste achten und Farbe nie als einzige Information einsetzen.
- Dokumenttitel und Sprache in den Eigenschaften hinterlegen.
- Beim Export ins PDF die Struktur mitnehmen und das Ergebnis mit einem Screenreader prüfen.
Was ein barrierefreies Dokument ausmacht
Ein Dokument kann ordentlich aussehen und trotzdem für viele Menschen unbrauchbar sein. Ein Screenreader liest nicht das Layout vor, sondern die Struktur dahinter. Eine Zeile, die nur groß und fett gesetzt ist, sieht aus wie eine Überschrift, ist für den Screenreader aber normaler Text. Wer blind ist und sich durch ein zwanzigseitiges Dokument bewegt, springt von Überschrift zu Überschrift. Fehlen diese Überschriften, bleibt nur, alles von vorn bis hinten anzuhören.
Barrierefreie Dokumente sind deshalb so gebaut, dass Struktur und Inhalt auch ohne das Auge funktionieren: Überschriften sind als Überschriften ausgezeichnet, Tabellen haben Kopfzeilen, Bilder haben einen Alternativtext, und die Lesereihenfolge stimmt. Davon profitieren nicht nur Menschen, die einen Screenreader nutzen, sondern auch Menschen mit Sehbeeinträchtigungen, die stark vergrößern, und alle, die ein Dokument schnell überfliegen wollen.
Ein Unterschied ist mir dabei wichtig: barrierearm und barrierefrei sind nicht dasselbe. Ein automatisch aufbereitetes Dokument baut Barrieren ab und ist damit barrierearm. Barrierefrei ist es erst, wenn ein Mensch es geprüft hat, zum Beispiel mit einem Screenreader. Denn ob ein Alternativtext ein Diagramm wirklich erklärt oder ob die Lesereihenfolge Sinn ergibt, erkennt keine Software zuverlässig.
Wo in Unternehmen die meisten Dokumente entstehen
Das hängt stark von der Branche und vom einzelnen Unternehmen ab. Bei unseren Kunden sind es in der Regel Kundenabrechnungen, also Dokumente aus der Verwaltung. Sie entstehen in großer Zahl, gehen direkt an Kundinnen und Kunden und enthalten genau die Informationen, die jeder verstehen muss: Beträge, Fristen, Vertragsdaten.
Je nach Unternehmen kommen weitere Bereiche dazu, etwa Präsentationen und Broschüren aus dem Marketing oder Formulare und Stellenanzeigen aus dem Personalbereich. Mein Rat: Legen Sie fest, wer im Unternehmen für die digitale Barrierefreiheit von Dokumenten zuständig ist. Solange sich jede Abteilung allein darum kümmert, entsteht jedes Dokument nach eigenen Regeln.
Für öffentliche Stellen ist das Thema ohnehin Pflicht: Die BITV 2.0 gilt ausdrücklich auch für Dokumente, die seit dem 23.09.2018 veröffentlicht wurden. Unternehmen, die unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) fallen, sollten Dokumente, die Kundinnen und Kunden im Rahmen ihrer Dienstleistung erhalten, ebenfalls mitdenken.
Die Gewohnheit, die später die meiste Arbeit macht
Die teuerste Gewohnheit ist schlicht, digitale Barrierefreiheit beim Erstellen nicht zu berücksichtigen. Dann wird ein Dokument erst fertig gestaltet und soll danach barrierefrei werden. Typische Folgen kennt jeder, der schon einmal eine Vorlage geerbt hat:
- Überschriften, die nur fett und groß formatiert sind, aber keine Überschriften-Formatvorlage haben.
- Abstände aus leeren Absätzen statt aus dem Absatzabstand.
- Tabellen, die mit Tabulatoren nachgebaut sind, oder Tabellen, die nur fürs Layout dienen.
- Textfelder, die frei auf der Seite schweben und in der Lesereihenfolge an der falschen Stelle landen.
- Bilder und Diagramme ohne Alternativtext, im schlimmsten Fall eine Tabelle als Screenshot.
Jede dieser Abkürzungen spart beim Erstellen ein paar Sekunden und kostet später bei jedem einzelnen Dokument Zeit. Am besten ist es deshalb, digitale Barrierefreiheit direkt in den Prozess zu integrieren: über Vorlagen, die richtig aufgesetzt sind, über eine kurze Prüfung vor der Freigabe und über ein Team, das weiß, worauf es ankommt.
Word barrierefrei: so setzen Sie Dokumente richtig auf
Überschriften und Formatvorlagen
Nutzen Sie für jede Überschrift die passende Formatvorlage, also Überschrift 1 für den Titel des Abschnitts, Überschrift 2 für Unterabschnitte und so weiter, ohne Ebenen zu überspringen. Das Aussehen passen Sie in der Formatvorlage an, nicht im Text. So entsteht nebenbei ein Inhaltsverzeichnis, und der Navigationsbereich in Word zeigt Ihnen sofort, ob die Gliederung stimmt.
Listen, Tabellen und Abstände
Aufzählungen gehören in die Listenfunktion von Word, nicht hinter einen getippten Bindestrich. Tabellen nutzen Sie nur für Daten, nicht für das Layout. Markieren Sie die erste Zeile als Kopfzeile, vermeiden Sie verbundene und leere Zellen, und lassen Sie die Kopfzeile bei langen Tabellen auf jeder Seite wiederholen. Abstände entstehen über den Absatzabstand, Seitenwechsel über einen Seitenumbruch, nicht über viele leere Zeilen.
Bilder, Diagramme und Alternativtexte
Jedes Bild mit Information braucht einen Alternativtext, den Sie über das Kontextmenü des Bildes hinterlegen. Bei einem Diagramm beschreibt er die Aussage, nicht die Optik. Rein dekorative Bilder markieren Sie als dekorativ, damit der Screenreader sie überspringt. Bilder platzieren Sie am besten „mit Text in Zeile“, damit sie in der Lesereihenfolge an der richtigen Stelle stehen. Wie gute Alternativtexte klingen, zeige ich ausführlich im Ratgeber Alt-Texte schreiben.
Links, Sprache und Dokumenttitel
Ein Link sagt, wohin er führt: „Antrag auf Ratenzahlung“ statt „hier klicken“ oder einer langen Adresse. Stellen Sie die Dokumentsprache richtig ein und kennzeichnen Sie fremdsprachige Passagen, damit der Screenreader die Aussprache wechselt. In den Dokumenteigenschaften hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Titel. Er ist das Erste, was beim Öffnen vorgelesen wird.
Praxis-Tipp: Word, PowerPoint und Excel bringen in Microsoft 365 eine eigene Prüfung der Barrierefreiheit mit. Sie findet fehlende Alternativtexte, Tabellen ohne Kopfzeile oder schwache Kontraste und ist ein guter erster Schritt vor jeder Freigabe. Ob das Dokument für einen Menschen verständlich ist, beantwortet sie aber nicht.
PowerPoint barrierefrei: Folien, die auch vorgelesen funktionieren
Bei Präsentationen liegt das Problem meist in frei platzierten Elementen. Was auf der Folie logisch aussieht, liest ein Screenreader in der Reihenfolge vor, in der die Objekte angelegt wurden. Darauf sollten Sie achten:
- Nutzen Sie die Folienlayouts aus dem Folienmaster, statt Textfelder frei auf leere Folien zu ziehen. Die Platzhalter bringen die richtige Struktur mit.
- Geben Sie jeder Folie einen eigenen, eindeutigen Titel. Auch wenn er optisch nicht sichtbar sein soll, braucht ihn die Navigation.
- Prüfen Sie die Lesereihenfolge der Objekte. PowerPoint bietet dafür einen eigenen Bereich, in dem Sie die Reihenfolge festlegen.
- Hinterlegen Sie Alternativtexte für Bilder, Grafiken und Diagramme.
- Transportieren Sie keine Information nur über Farbe oder Animation, und versehen Sie Videos mit Untertiteln.
Praxis-Tipp: Ob Ihre PDFs die maschinell prüfbaren Anforderungen von PDF/UA erfüllen, zeigt Access Read kostenlos und ohne Anmeldung, mit bis zu fünf Dateien je Prüfung. Was die Prüfung findet, bereitet Access Doc barrierearm auf.
Excel barrierefrei: Tabellen, die sich erschließen
Eine Excel-Datei ist für den Screenreader eine Fläche aus Zellen. Damit sie sich erschließt, braucht sie Orientierung:
- Benennen Sie jedes Tabellenblatt eindeutig und löschen Sie leere Blätter.
- Lassen Sie die Daten oben links in Zelle A1 beginnen und verzichten Sie auf leere Zeilen und Spalten als optische Trenner.
- Formatieren Sie Datenbereiche als Tabelle mit Kopfzeile, damit Spaltenüberschriften beim Navigieren mitgelesen werden.
- Vermeiden Sie verbundene Zellen.
- Nutzen Sie Farbe nie als einzige Information, etwa „rot heißt überfällig“. Ergänzen Sie eine Spalte mit dem Status in Textform.
- Geben Sie Diagrammen einen Titel und einen Alternativtext.
Woran wir erkennen, ob ein Team seine Vorlagen sauber aufgesetzt hat
Das sehen wir an der Dokumentstruktur. Wir arbeiten nicht in den Systemen unserer Kunden, aber im Austausch mit ihnen, vor allem im Support, zeigt sich schnell, wie ein Team arbeitet. Wo Vorlagen sauber aufgesetzt sind, haben Dokumente durchgängig echte Überschriften, echte Listen und Tabellen mit Kopfzeile. Wo jedes Dokument von Hand gestaltet wurde, sieht jedes ein wenig anders aus, und jedes braucht eigene Nacharbeit.
Darin liegt der größte Hebel: Eine einmal richtig aufgesetzte Vorlage vererbt ihre Struktur an jedes Dokument, das daraus entsteht. Wer Hunderte Abrechnungen oder Schreiben im Monat erzeugt, löst das Thema an einer einzigen Stelle statt in jedem Dokument einzeln.
Vom Office-Dokument zum barrierefreien PDF
Die meisten Dokumente verlassen das Unternehmen als PDF. Damit die Struktur aus Word erhalten bleibt, exportieren Sie über „Speichern unter“ beziehungsweise „Exportieren“ als PDF und aktivieren in den Optionen die Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit. Der Weg über „Drucken als PDF“ verliert diese Struktur. Was danach im PDF noch zu prüfen ist, erkläre ich im Ratgeber PDF barrierefrei erstellen.
Eines sollten Sie dabei wissen: Eine automatische Konvertierung ist nie zu 100 Prozent barrierefrei. Sie liefert ein barrierearmes Dokument. Für ein barrierefreies Dokument braucht es eine menschliche Prüfung, zum Beispiel mit einem Screenreader.
Geht das bei jedem Dokument?
Ja. Wir gestalten Dokumente grundsätzlich barrierearm oder barrierefrei, ein Dokument, bei dem das nicht geht, hatten wir noch nicht. Mit Access Doc bauen wir Barrieren in Dokumenten gezielt ab. Wird ein zu 100 Prozent barrierefreies Dokument oder eine barrierefreie Vorlage gewünscht, setzen wir auch das um.
Sonderfälle gibt es natürlich, vor allem bei Farben. Viele Corporate Designs arbeiten mit hellen Markenfarben, die für Text zu wenig Kontrast haben. Die WCAG verlangen für normalen Text ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5:1, für großen Text 3:1. Hier lohnt es sich, gemeinsam mit dem Design eine Lösung zu finden, die die Marke erkennbar lässt und trotzdem für alle lesbar ist, etwa eine dunklere Variante der Markenfarbe für Text, während die helle Farbe für Flächen erhalten bleibt.
Vergleich: Wege zu barrierefreien Dokumenten
| Weg | Was er leistet | Wo er an Grenzen stößt |
|---|---|---|
| Selbst in Office korrigieren | Volle Kontrolle über jedes Dokument | Hoher Zeitaufwand je Dokument, braucht Wissen im Team |
| Automatische Konvertierung | Schnell, auch für große Mengen | Ergebnis ist barrierearm, ohne menschliche Prüfung nicht vollständig barrierefrei |
| Barrierefreie Vorlagen und Schulung | Neue Dokumente entstehen von Anfang an richtig | Bestehende Dokumente bleiben unverändert |
| Aufbereitung mit menschlicher Prüfung | Barrierefreie Dokumente, geprüft mit assistiven Technologien | Lohnt sich vor allem für Dokumente, die viele Menschen nutzen |
Wie ifdb Sie dabei unterstützt
Mit Access Doc machen wir Ihre Dokumente barrierearm, ohne dass Ihr Team dafür ein Projekt aufsetzen muss. Wo ein Dokument oder eine Vorlage zu 100 Prozent barrierefrei sein soll, prüfen wir zusätzlich von Hand, auch mit Screenreader. Mit der Access Academy lernt Ihr Team, Dokumente direkt richtig anzulegen, damit digitale Barrierefreiheit Teil des Prozesses wird und nicht jedes Mal Nacharbeit bedeutet. Beides fügt sich in Ihre bestehenden Abläufe ein: ressourcenschonend, rechtssicher und kosteneffizient.
Häufige Fragen
Reicht die eingebaute Prüfung in Word?
Sie ist ein guter erster Schritt und findet viele technische Fehler, etwa fehlende Alternativtexte oder Tabellen ohne Kopfzeile. Ob ein Alternativtext verständlich ist oder die Lesereihenfolge Sinn ergibt, kann sie nicht beurteilen. Dafür braucht es eine menschliche Prüfung.
Was ist der Unterschied zwischen barrierearm und barrierefrei?
Ein barrierearmes Dokument hat die wichtigsten Barrieren abgebaut, typischerweise durch eine automatische Aufbereitung. Barrierefrei ist ein Dokument erst, wenn es zusätzlich von Menschen geprüft wurde, etwa mit einem Screenreader.
Muss ich auch alte Dokumente barrierefrei machen?
Für öffentliche Stellen sind Office-Dateien, die vor dem 23.09.2018 veröffentlicht wurden, von der BITV 2.0 ausgenommen, solange sie nicht für laufende Verwaltungsverfahren gebraucht werden. Grundsätzlich gilt: Beginnen Sie mit den Dokumenten, die Ihre Kundinnen und Kunden heute nutzen. Wie Sie bei großen Altbeständen vorgehen, lesen Sie im Ratgeber Barrierefreie Geschäftsberichte und Behörden-PDFs.
Für PDFs, die nicht mehr aus der Quelldatei neu erzeugt werden können, gilt ein eigener Weg: Was dabei zählt, zeigt unser Überblick barrierefreies PDF.
Mein Rat an Teams, die jeden Tag Dokumente erstellen
„Es betrifft Sie. Denn selbst wenn Sie nicht vom Gesetz betroffen sind, empfiehlt es sich immer, Dokumente barrierearm aufzubereiten oder direkt barrierearm zu gestalten. Digitale Barrierefreiheit ist so viel mehr, als die Menschen auf den ersten Blick glauben.“
