Eine barrierefreie Verwaltung ist keine Kür. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Menschen ihre Rechte überhaupt wahrnehmen können. Wer einen Online-Antrag nicht ausfüllen, einen Bescheid nicht lesen oder sich nicht einloggen kann, wird nicht bloß von einem Kauf abgehalten. Ihm bleibt der Zugang zu einer staatlichen Leistung verwehrt, auf die er Anspruch hat. Genau das macht den öffentlichen Sektor zum strengsten Fall. Denn hier gibt es kein Ausweichen auf einen Wettbewerber. In diesem Ratgeber ordne ich für Sie ein, welche Regeln für die barrierefreie Verwaltung gelten und worin sie sich vom privaten Sektor unterscheiden. Sie erfahren, was E-Government-Dienste besonders schwierig macht und welche oft vergessene Pflicht Sie unbedingt kennen müssen. Und Sie sehen, wie Sie Verstöße vermeiden, bevor die Aufsicht oder eine Beschwerde sie aufdeckt.

Welche Regeln gelten für die barrierefreie Verwaltung?

Für die barrierefreie Verwaltung gilt nicht das BFSG. Stattdessen greift ein eigenes, älteres Regelwerk. Gemeint ist das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) zusammen mit der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Konkret verpflichten die §§ 10 und 12a BGG, der § 7 des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sowie die BITV 2.0 öffentliche Stellen. Sie müssen Websites, Apps, Portale und digitale Dokumente zugänglich machen. Das BFSG betrifft dagegen private Anbieter. Diese Trennung ist die erste, die viele verwechseln.

Den technischen Maßstab beschreibt die BITV 2.0 nicht mehr selbst. Sie verweist stattdessen auf die harmonisierten europäischen Normen. Praktisch ist das die EN 301 549 mit ihrem Kern aus den WCAG. Die Fristen sind dabei längst verstrichen. Elektronische Verwaltungsabläufe waren bereits bis zum 23. Juni 2021 barrierefrei zu gestalten. Wer hier heute noch Lücken hat, ist also nicht spät dran, sondern säumig. Die rechtlichen Grundlagen der BITV erläutere ich vertieft im Ratgeber zur BITV 2.0.

Anders als im privaten Sektor zielt der öffentliche auf das „höchstmögliche Maß an Barrierefreiheit“. Das ist kein leerer Anspruch. Vielmehr bringt es zusätzliche, konkrete Pflichten mit sich, die es im BFSG so nicht gibt. Auf eine davon komme ich gleich zurück. Denn sie fehlt in der Praxis fast immer.

Wer alles zum öffentlichen Sektor zählt

Bevor wir ins Technische gehen, lohnt eine Klärung. Wen bindet die BITV überhaupt? Der Kreis ist größer, als viele annehmen. Verpflichtet sind nicht nur die klassischen Behörden von Bund, Ländern und Kommunen. Gemeint sind alle öffentlichen Stellen im Sinne des BGG. Dazu zählen auch öffentlich finanzierte Einrichtungen wie Hochschulen, Schulen, Bibliotheken und Museen. Auch der öffentlich-rechtliche Rundfunk gehört mit seinen digitalen Angeboten dazu.

Der Kreis reicht sogar darüber hinaus. Handelt ein privates Unternehmen im Auftrag oder mit überwiegender Finanzierung einer öffentlichen Stelle, kann es ebenfalls in die Pflicht fallen. Ein Beispiel ist eine Agentur, die ein Bürgerportal betreibt. Ein anderes ist ein Dienstleister, der ein Antragssystem bereitstellt. Die Verantwortung lässt sich also nicht einfach an einen Auftragnehmer abschieben. Sie bleibt an der öffentlichen Aufgabe haften und wird vertraglich oft sogar ausdrücklich weitergegeben.

Für all diese Stellen gilt derselbe Pflichtenkreis. Und damit auch derselbe Weg zum belastbaren Nachweis. Ob Ministerium, Stadtverwaltung oder Universitätsbibliothek: Die Anforderungen der BITV sind identisch. Genauso identisch ist der Wert eines unabhängigen Zertifikats. Deshalb greift unser Tiefen-Audit Access Ready unabhängig von Größe und Art der Einrichtung. Wer früh weiß, dass er betroffen ist, vermeidet zudem eine unangenehme Entdeckung. Nämlich die mitten in einem bereits laufenden Überwachungsverfahren der Aufsicht.

Was E-Government besonders schwierig macht

E-Government-Dienste sind technisch anspruchsvoller als die meisten privaten Angebote. Denn sie sind formularlastig, rechtsverbindlich und für jeden Bürger gedacht. Ein Online-Shop kann seine Zielgruppe eingrenzen. Ein Verwaltungsportal muss dagegen grundsätzlich allen offenstehen. Das gilt auch für die 85-jährige Antragstellerin mit Sehbehinderung und den Nutzer mit Lernschwierigkeiten. Es gibt hier keine „typische“ Nutzergruppe, an der man sich ausrichten dürfte.

Hinzu kommt die schiere Menge. Mit der Digitalisierungsoffensive des OZG wandern hunderte Verwaltungsleistungen ins Netz. Das reicht von der Ummeldung bis zum Bauantrag. Jede davon besteht oft aus langen, mehrstufigen Formularen. Hinzu kommen Nutzerkonten, Identitätsnachweise und PDF-Dokumente. Damit häufen sich genau die Bestandteile, die am schwierigsten barrierefrei umzusetzen sind. Und ein einziger nicht bedienbarer Schritt kann einen ganzen Antrag unmöglich machen.

Außerdem wiegen die Folgen schwerer. Scheitert jemand an einem privaten Dienst, verliert das Unternehmen einen Kunden. Scheitert jemand an einem Verwaltungsportal, verliert ein Bürger den Zugang zu einer Leistung, einer Frist, einem Recht. Genau diese besondere Verantwortung ist der Grund für die strengeren Pflichten im öffentlichen Sektor.

Leichte Sprache und Gebärdensprache – die unterschätzte Pflicht

Die wohl am häufigsten übersehene Pflicht öffentlicher Stellen ist diese. Sie müssen Inhalte zusätzlich in Leichter Sprache und in Deutscher Gebärdensprache anbieten. Die BITV 2.0 schreibt das in § 4 vor. Auf der Startseite einer Website müssen also Informationen in Deutscher Gebärdensprache und in Leichter Sprache bereitstehen. Das gilt mindestens für die wesentlichen Inhalte der Stelle, für Hinweise zur Navigation und für die Erklärung zur Barrierefreiheit selbst.

Genau hier liegt ein verbreiteter Denkfehler. Viele Agenturen und IT-Abteilungen behandeln die BITV wie das BFSG. Sie reduzieren Barrierefreiheit auf die Erfüllung der WCAG. Die Gebärdensprach-Videos und die Leichte-Sprache-Seiten fallen dabei komplett unter den Tisch. Das geschieht nicht aus bösem Willen. Vielmehr hatte niemand im Projekt diese Pflicht auf dem Schirm. Eine technisch tadellose, WCAG-konforme Behördenseite kann also trotzdem klar gegen die BITV verstoßen. Nämlich dann, wenn diese beiden Bausteine fehlen.

Leichte Sprache ist dabei mehr als vereinfachtes Deutsch. Gemeint sind kurze Sätze, ein Gedanke pro Satz, keine Fremdwörter ohne Erklärung und ein klares Layout. Die Verwaltungssprache ist traditionell verschachtelt und fachlich. Für sie ist das ein echter Kraftakt. Aber es ist einer, von dem weit mehr Menschen profitieren als nur die gesetzlich Adressierten. Seit Februar 2025 gibt es dafür sogar eine eigene Norm: die DIN SPEC 33429 mit Empfehlungen für Deutsche Leichte Sprache.

Der Kreis der Profiteure ist groß. Dazu zählen Menschen mit Lernschwierigkeiten oder kognitiven Beeinträchtigungen. Dazu zählen aber auch Menschen mit geringen Deutschkenntnissen und funktionale Analphabeten. Und schließlich jeder, der eine komplexe Verwaltungsleistung zum ersten Mal nachvollziehen will. Ein erheblicher Teil der erwachsenen Bevölkerung hat mit schwer verständlichen Texten Mühe. In einer alternden und vielsprachigen Gesellschaft ist verständliche Sprache damit kein Nischenangebot. Wichtig ist allein die Qualität. Echte Leichte Sprache folgt festen Regeln und wird idealerweise von Menschen aus der Zielgruppe geprüft. Eine schnell heruntergekürzte Behördenseite erfüllt die Anforderung dagegen nicht. Sie täuscht Barrierefreiheit nur vor und fällt in einer fachlichen Prüfung sofort auf.

Online-Anträge und Formulare: wo es konkret hakt

Der formularlastige Kern von E-Government ist zugleich seine größte Schwachstelle. Denn hier entscheidet sich Barrierefreiheit im Detail. Jedes Feld braucht eine programmatisch verknüpfte Beschriftung (Erfolgskriterium 3.3.2). Jede fehlgeschlagene Eingabe braucht eine klare, zugeordnete Fehlermeldung samt Korrekturhinweis (3.3.1 und 3.3.3). Wie man Formulare grundsätzlich zugänglich aufbaut, vertiefe ich im Ratgeber zu barrierefreien Formularen.

Drei Anforderungen sind im Verwaltungskontext besonders wichtig und werden oft übersehen. Erstens die Fehlervermeidung bei rechtsverbindlichen Vorgängen (3.3.4). Ein Antrag mit rechtlichen Folgen muss überprüfbar, korrigierbar oder bestätigbar sein, bevor er endgültig abgeschickt wird. Zweitens die anpassbare Zeitbegrenzung (2.2.1). Behörden-Sessions laufen aus Sicherheitsgründen ab. Nutzer mit Screenreader oder eingeschränkter Motorik arbeiten aber langsamer. Sie brauchen deshalb eine Warnung und die Möglichkeit, die Zeit zu verlängern.

Drittens die zugängliche Authentifizierung (3.3.8, neu in WCAG 2.2). Der Login über ein Nutzerkonto darf nicht an einer Aufgabe scheitern, die kognitiv oder sensorisch ausschließt. Kritisch ist etwa ein Verfahren, das zwingend das Abtippen eines visuell dargestellten Codes verlangt, ohne Alternative. Statten Sie zudem Adressfelder mit den passenden autocomplete-Attributen aus (1.3.5). So können assistive Werkzeuge sie automatisch ausfüllen.

Wie folgenreich ein einziger Fehler ist, zeigt ein typisches Beispiel aus der Praxis. Ein mehrstufiger Online-Antrag springt nach einer fehlerhaften Eingabe zwar zurück. Den Fokus setzt er aber an den Seitenanfang statt auf das beanstandete Feld. Ein sehender Nutzer überfliegt die Seite und findet den Fehler in Sekunden. Ein Screenreader-Nutzer hört die gesamte Seite von vorn und gibt nach mehreren Anläufen auf. Der Antrag bleibt liegen. Und zwar nicht, weil die Person ihn nicht stellen wollte, sondern weil ein Fokus-Sprung sie ausgeschlossen hat. Kein automatischer Test bemerkt diesen Mangel. Denn das Feld ist technisch vorhanden und korrekt beschriftet. Weil an Verwaltungsanträgen oft Fristen hängen, ist ein verpasster Antrag hier zudem kein verlorener Warenkorb, sondern womöglich ein verlorener Anspruch.

Die Barrierefreiheitserklärung im öffentlichen Sektor

Jede öffentliche Stelle muss eine Erklärung zur Barrierefreiheit veröffentlichen. Und diese ist strenger geregelt als im privaten Bereich. Die wesentlichen Inhalte ergeben sich aus § 12b BGG und dem EU-Durchführungsbeschluss. Die BITV 2.0 ergänzt in § 7 eine wichtige Anforderung. Die Erklärung muss von der Startseite und von jeder Unterseite aus erreichbar sein. Außerdem ist sie jährlich und bei jeder wesentlichen Änderung zu aktualisieren.

Wie ernst dieser Punkt zu nehmen ist, zeigt das Monitoring. 2024 hatten 48 Prozent der geprüften Websites überhaupt eine Erklärung, gegenüber 36 Prozent im Jahr 2021. Doch nur 13,5 Prozent erfüllten die formalen Anforderungen vollständig. Die Erklärung ist also weit verbreitet, aber selten korrekt. Eine fehlerhafte Erklärung ist dabei selbst ein Mangel, den die Aufsicht moniert.

Zwei Punkte sind hier entscheidend. Erstens muss die Erklärung einen Feedback-Mechanismus enthalten. Außerdem muss sie auf die Schlichtungsstelle nach dem BGG verweisen, an die sich Betroffene wenden können. Zweitens, und das ist der direkte Anknüpfungspunkt für ein Audit, ist eine Angabe Pflicht. Sie müssen darlegen, ob die Bewertung durch einen Dritten erfolgte, etwa als Zertifizierung, oder durch die Stelle selbst. Ein externes Zertifikat ist hier also kein Nice-to-have. Vielmehr ist es eine ausdrücklich vorgesehene, glaubwürdigere Form des Nachweises. Wie eine solche Erklärung aufgebaut wird, behandle ich im Ratgeber zur Barrierefreiheitserklärung.

Wie öffentliche Stellen ihre Barrierefreiheit nachweisen: der BITV-Test

Für den Nachweis hat sich im öffentlichen Sektor ein bewährtes Verfahren etabliert: der BITV-Test. Er wird vom Prüfverbund der BIK angeboten und prüft anhand eines festen Katalogs von Prüfschritten gegen die BITV 2.0. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Bewertung mit Punktzahl, nicht nur ein grobes „bestanden“. Es gibt ihn in zwei Varianten. Der Konformitätstest ist umfassend und darf veröffentlicht werden. Der projektbegleitende Test prüft eine kleinere Stichprobe und ist günstiger. Er darf aber nicht als Konformitätsnachweis veröffentlicht werden. Viele Behörden nutzen ihn deshalb begleitend während der Entwicklung.

Der BITV-Test ist ein solides Fundament. Eine Grenze hat er jedoch. Er prüft die Seite anhand definierter Schritte, aber nicht systematisch mit echten Nutzern assistiver Technologien. Genau diese Lücke schließt unser Tiefen-Audit Access Ready. Wir kombinieren die fachliche Prüfung mit einem Panel echter Nutzerinnen und Nutzer. So sehen Sie nicht nur, ob ein Prüfschritt erfüllt ist. Sie sehen auch, ob ein Online-Antrag im Alltag tatsächlich gelingt. Und Sie erhalten den Nachweis durch einen Dritten, den die Erklärung ausdrücklich vorsieht.

PDF-Dokumente und die Last der Altbestände

Kaum ein Bereich der Verwaltung ist so dokumentenlastig. Und kaum einer ist so vernachlässigt wie die PDF-Barrierefreiheit. Anträge, Merkblätter, Bescheide und Formulare liegen zu Tausenden als PDF vor. Ein großer Teil davon ist für Screenreader unlesbar. Diesen Dokumenten fehlen Tags, eine logische Lesereihenfolge und Alternativtexte. Dabei fallen auch sie unter die BITV. Im Monitoring gelten PDF ausdrücklich als Bestandteil der Website.

Der Maßstab ist hier der Standard PDF/UA. Diesen erkläre ich im Ratgeber zu PDF/UA. Wie man Dokumente von Anfang an richtig anlegt, zeigt der Leitfaden zum barrierefreien PDF. Für die Praxis heißt das zweierlei. Neue Formulare gehören von Beginn an barrierefrei erstellt. Und für den Altbestand braucht es eine Priorisierung. Nehmen Sie zuerst die Dokumente mit der höchsten Abrufzahl. Denn die betreffen die meisten Bürger.

Wie Verstöße im öffentlichen Sektor durchgesetzt werden

Die Durchsetzung läuft im öffentlichen Sektor anders als die Abmahnwellen im privaten. Sie erfolgt über staatliche Aufsicht und ein Beschwerderecht der Bürger. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2016/2102. Sie schreibt ein regelmäßiges Monitoring vor. Die Überwachungsstelle des Bundes (BFIT-Bund) prüft dazu gemeinsam mit den Landesstellen. Anders als beim BFSG drohen hier keine Bußgelder oder wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen.

Das Monitoring folgt einer EU-weit einheitlichen Methodik. Es kennt zwei Verfahren. Die vereinfachte Überwachung prüft die Startseite und einige Unterseiten, etwa mit Formular, Suche und rechtlichem Inhalt. Die eingehende Prüfung geht deutlich tiefer. Die Ergebnisse sind ernüchternd. Im zweiten Bericht für den Zeitraum 2022 bis 2024 erreichte kein einziger geprüfter Webauftritt und keine App die vollständige Barrierefreiheit. Gegenüber dem ersten Bericht von 2020/2021 gab es damit keine Verbesserung. Besonders kleine Stellen wie Schulen und Kommunen tun sich weiterhin schwer.

Der wirksamere Hebel ist oft das individuelle Beschwerderecht. Stößt ein Bürger auf eine Barriere, kann er sie melden. Außerdem kann er sich an die Schlichtungsstelle nach dem BGG wenden, die ein kostenloses Schlichtungsverfahren anbietet. Für eine Behörde ist das weniger eine finanzielle Frage. Vielmehr ist es eine Frage von Reputation und Vertrauen. Öffentlich dokumentierte Mängel an der eigenen Zugänglichkeit sind besonders heikel. Denn der Auftrag einer staatlichen Stelle ist die Gleichbehandlung aller.

Die häufigsten Fehler bei E-Government-Angeboten

Über viele Verwaltungsprojekte hinweg wiederholen sich dieselben Versäumnisse. Diese sechs sehe ich am häufigsten. Und alle lassen sich vermeiden:

• Die BITV mit dem BFSG verwechseln und die Sonderpflichten des öffentlichen Sektors übersehen.
• Leichte Sprache und Gebärdensprache vergessen, obwohl § 4 BITV sie ausdrücklich verlangt.
• Lange Online-Anträge nur optisch gestalten, ohne Fokusführung, Fehlerzuordnung und Zeitverlängerung.
• Die Barrierefreiheitserklärung als einmaliges Pflichtdokument behandeln, statt sie jährlich zu aktualisieren.
• Den PDF-Altbestand ignorieren, weil er als „nicht zur Website gehörig“ missverstanden wird.
• Barrierefreiheit erst am Ende des Projekts prüfen, wenn Korrekturen teuer und Fristen überschritten sind.

Der letzte Punkt ist der teuerste. Wer Barrierefreiheit erst nach dem Launch eines Portals angeht, baut Bestehendes um. Und er arbeitet bei einer staatlichen Stelle zugleich gegen längst abgelaufene gesetzliche Fristen.

Der Praxis-Test für Behördenseiten

Einen Mangel, der fast garantiert vorhanden ist, finden Sie in unter einer Minute. Und er ist typisch für genau den Denkfehler, den ich oben beschrieben habe.

Aus der Praxis – der Zwei-Säulen-Check: Öffnen Sie die Startseite Ihres Verwaltungsangebots. Suchen Sie gezielt nach zwei Einstiegspunkten: einem für „Leichte Sprache“ und einem für „Gebärdensprache“, in der Regel ein DGS-Video. Prüfen Sie dann, ob diese mindestens die Kerninhalte abdecken. Gemeint sind: wer die Stelle ist, wie man sich auf der Seite zurechtfindet und die Erklärung zur Barrierefreiheit. Fehlt eines von beiden oder deckt es nur eine leere Alibi-Seite ab, verstößt Ihr Angebot gegen § 4 BITV. Und zwar unabhängig davon, wie gut die WCAG-Kriterien erfüllt sind. Dieser eine Blick entlarvt das häufigste Missverständnis im öffentlichen Sektor: dass Barrierefreiheit allein Technik sei. Er ersetzt kein Audit. Aber er zeigt sofort, ob Ihr Projekt die Sonderpflichten überhaupt kennt.

So machen Sie Ihre Verwaltungsangebote barrierefrei

Der Weg zur belastbaren Konformität führt über drei Schritte. Erstens den Status erheben. Zweitens fachlich und mit echten Nutzern prüfen. Drittens das Ergebnis in der Erklärung dokumentieren. Den schnellen technischen Überblick liefert der kostenlose Access Score in Minuten. Er zeigt, wo ein Portal die WCAG-Kriterien verfehlt.

Für den öffentlichen Sektor ist aber die Tiefe entscheidend. Denn ein Scanner erkennt weder, ob ein Online-Antrag tatsächlich bedienbar ist, noch ob Leichte Sprache und Gebärdensprache ihre Aufgabe erfüllen. Unser Tiefen-Audit Access Ready prüft mit echten Nutzerinnen und Nutzern assistiver Technologien und stellt ein Zertifikat aus. Das ist genau jener Nachweis durch einen Dritten, den die Erklärung ausdrücklich vorsieht. Andere Anbieter liefern einen Bericht und lassen Sie mit der Umsetzung allein. Wir begleiten dagegen den ganzen Weg bis zur belastbar dokumentierten Konformität. So erfüllen Sie nicht nur die WCAG, sondern den gesamten Pflichtenkreis des öffentlichen Sektors. Und Sie können den Nachweis dafür guten Gewissens in Ihrer Erklärung dokumentieren, statt eine Selbsteinschätzung abzugeben, die der nächsten Prüfung nicht standhält.