Wenn Unternehmen mit ihren PDFs zu uns kommen, haben viele schon selbst geprüft. Das ist gut, denn wer prüft, weiß, wo er steht. Die eigentliche Überraschung kommt meist an anderer Stelle: bei der Zahl der Dokumente und bei einem Fehler, mit dem kaum jemand rechnet.
In diesem Ratgeber zeige ich Ihnen, wie Sie ein PDF auf Barrierefreiheit prüfen, welche Werkzeuge sich dafür eignen, welcher Fehler in der Praxis am häufigsten auftaucht und wie Sie die Prüfung so in Ihre Abläufe einbinden, dass sie nicht zum Großprojekt wird. Wie Sie ein PDF von Anfang an barrierefrei erstellen, erkläre ich im Ratgeber PDF barrierefrei erstellen. Hier geht es nur um das Prüfen.
Kurz beantwortet: ein PDF auf Barrierefreiheit prüfen in sechs Schritten
- Den Bestand erfassen: alle PDFs auf der Website und die Seitenzahl je Dokument.
- Automatisch prüfen, zum Beispiel mit Access Read, PAC oder Adobe Acrobat Pro.
- Die Ergebnisse sortieren: technische Fehler auf der einen Seite, Punkte, die ein Mensch beurteilen muss, auf der anderen.
- Tabellen, Lesereihenfolge und Alternativtexte gezielt kontrollieren, am besten mit einem Screenreader.
- Fehlerhafte Dokumente barrierearm aufbereiten oder in der Quelldatei korrigieren.
- Die Prüfung fest in den Ablauf einbauen, bevor ein neues PDF online geht.
Was ein barrierefreies PDF ausmacht
Ein barrierefreies PDF trägt hinter der sichtbaren Seite eine Struktur, die sogenannten Tags. Sie sagen einem Screenreader, was eine Überschrift ist, was eine Liste, was eine Tabelle und in welcher Reihenfolge der Inhalt gelesen wird. Dazu kommen Alternativtexte für Bilder, eine festgelegte Dokumentsprache und ein aussagekräftiger Titel. Der maßgebliche Standard ist PDF/UA, die internationale Norm ISO 14289.
Fehlt diese Struktur, sieht das PDF für sehende Menschen völlig normal aus. Ein Screenreader liest dann aber im besten Fall ungeordneten Text vor, im schlimmsten Fall gar nichts, etwa bei einem eingescannten Dokument, das nur aus Bildern besteht.
Wichtig ist auch hier der Unterschied zwischen barrierearm und barrierefrei. Eine automatische Aufbereitung baut Barrieren ab und liefert ein barrierearmes PDF. Barrierefrei ist ein Dokument erst, wenn ein Mensch es zusätzlich geprüft hat. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Barrierefreie Dokumente erstellen.
Womit Unternehmen PDFs prüfen
Die meisten Kunden, die mit bereits geprüften PDFs zu uns kommen, haben mit PAC gearbeitet, dem PDF Accessibility Checker. PAC ist kostenlos, wird heute von axes4 bereitgestellt und prüft gegen PDF/UA und die WCAG. Ehrlich gesagt: Das ist ein gutes Werkzeug, und es übersieht in der Praxis nichts von dem, was sich automatisch prüfen lässt. Einige Kunden prüfen außerdem mit Adobe Acrobat, dessen Pro-Version eine eigene Prüfung der Barrierefreiheit mitbringt.
Mit Access Read haben wir einen dritten Weg geschaffen: Die Prüfung läuft vollständig online im Browser. Sie müssen nichts installieren, laden Ihr PDF hoch und haben das Ergebnis in Sekunden, bequem von jedem Rechner aus.
| Werkzeug | Wo es läuft | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| PAC (axes4) | Programm zum Herunterladen | Kostenlos, prüft PDF/UA und WCAG, mit Vorschau für Screenreader | Muss installiert werden |
| Adobe Acrobat Pro | Kostenpflichtige Desktop-Software | Prüfung direkt dort, wo viele PDFs bearbeitet werden | Lizenz nötig, die kostenlose Reader-Version reicht nicht |
| Access Read | Im Browser | Ohne Installation, schnell, von überall erreichbar | Wie jede automatische Prüfung ersetzt sie nicht den Blick eines Menschen |
Was eine automatische Prüfung findet und was nicht
Automatische Werkzeuge erkennen zuverlässig, ob Tags vorhanden sind, ob Bilder einen Alternativtext haben, ob Sprache und Titel gesetzt sind und ob die Struktur formal stimmt. Was sie nicht beurteilen können, ist der Sinn: ob ein Alternativtext das Diagramm wirklich erklärt, ob die Lesereihenfolge logisch ist oder ob eine Überschrift auch inhaltlich eine Überschrift ist.
Praxis-Tipp: Öffnen Sie nach der automatischen Prüfung eine Stichprobe Ihrer wichtigsten Dokumente mit einem Screenreader, zum Beispiel NVDA unter Windows oder VoiceOver auf dem Mac. Schon fünf Minuten zeigen, ob ein Dokument sich wirklich erschließt.
Der Fehler, der am häufigsten auftaucht: Tabellen
Wenn ich sagen soll, welcher Fehler in Access Read am häufigsten auftaucht, dann sind es ehrlicherweise Tabellen. Sie sind tückisch und überraschen immer wieder, auch Teams, die sonst sauber arbeiten.
Der Grund: Sehende Menschen erfassen eine Tabelle auf einen Blick. Ein Screenreader liest sie Zelle für Zelle. Damit eine Zahl einen Sinn ergibt, muss er bei jeder Zelle wissen, zu welcher Spalte und welcher Zeile sie gehört. Genau diese Zuordnung fehlt oft. Typische Ursachen sind:
- Kopfzellen, die nur fett formatiert, aber nicht als Kopfzellen ausgezeichnet sind.
- Verbundene Zellen und mehrstufige Kopfzeilen, deren Zuordnung beim Export verloren geht.
- Tabellen, die über mehrere Seiten laufen und dabei in einzelne Tabellen zerfallen.
- Tabellen, die nur für das Layout genutzt werden, etwa um Text in Spalten zu setzen.
- Leere Zellen, die als Abstandshalter dienen.
Am einfachsten lösen Sie das in der Quelldatei: einfache Tabellen ohne verbundene Zellen, eine echte Kopfzeile und keine Tabellen für das Layout. Bei komplexen Tabellen, etwa in Geschäftsberichten, lohnt sich die Aufbereitung mit menschlicher Prüfung.
Wie viele PDFs Sie wirklich haben
Pauschal lässt sich das nicht sagen. In der Regel hat ein Unternehmen aber ein Vielfaches der PDFs, die es selbst schätzt. Über Jahre landen Formulare, Preislisten, Flyer, Satzungen und Berichte auf der Website, und kaum jemand behält den Überblick.
Dazu kommt: PDF ist nicht gleich PDF. Für den Aufwand zählt nicht die Zahl der Dateien, sondern die Zahl der Seiten. Ein zweiseitiger Flyer und ein Bericht mit 120 Seiten sind beide ein PDF, aber ganz unterschiedliche Aufgaben.
So verschaffen Sie sich einen ersten Überblick:
- Schauen Sie in die Mediathek Ihres Content-Management-Systems und filtern Sie nach PDF.
- Suchen Sie bei Google nach site:ihre-domain.de filetype:pdf. So sehen Sie, welche PDFs öffentlich auffindbar sind.
- Notieren Sie zu jedem Dokument die Seitenzahl und ob es noch gebraucht wird. Was veraltet ist, nehmen Sie offline.
Lohnt sich das Prüfen immer?
Ja. Prüfen lohnt sich immer, denn ohne Prüfung wissen Sie nicht, wo Sie stehen. Entscheidend ist, dass die Prüfung kein einmaliges Projekt bleibt, sondern fest in den Prozess eingebunden wird. Jedes neue PDF wird geprüft, bevor es online geht, und der Bestand wird regelmäßig kontrolliert. So entsteht der Rückstand gar nicht erst wieder.
Für öffentliche Stellen ist das ohnehin Pflicht: Die BITV 2.0 gilt auch für Dokumente, die seit dem 23.09.2018 veröffentlicht wurden. Unternehmen, die unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) fallen, sollten PDFs, die Kundinnen und Kunden im Rahmen ihrer Dienstleistung erhalten, ebenfalls einbeziehen.
So binden Sie die PDF-Prüfung in Ihre Abläufe ein
- Legen Sie fest, wer PDFs vor der Veröffentlichung prüft.
- Prüfen Sie jedes neue PDF automatisch, bevor es hochgeladen wird.
- Kontrollieren Sie Tabellen und Alternativtexte bei wichtigen Dokumenten zusätzlich von Hand.
- Korrigieren Sie Fehler möglichst in der Quelldatei und verbessern Sie die Vorlage, damit der Fehler nicht wiederkommt.
- Prüfen Sie den Bestand in festen Abständen und nehmen Sie veraltete Dokumente offline.
Wie ifdb Sie dabei unterstützt
Mit Access Read prüfen Sie Ihre PDFs direkt im Browser und sehen in Sekunden, wo Ihre Dokumente stehen. Mit Access Doc bereiten Sie sie im Anschluss barrierearm auf, einzeln oder als ganzen Bestand. Wo ein Dokument zu 100 Prozent barrierefrei sein soll, prüfen unsere Fachleute zusätzlich von Hand. Beides fügt sich in Ihre bestehenden Abläufe ein: ressourcenschonend, rechtssicher und kosteneffizient.
Häufige Fragen
Ist PAC kostenlos?
Ja. PAC wird kostenlos bereitgestellt und prüft PDFs gegen PDF/UA und die WCAG.
Ist ein PDF barrierefrei, wenn die automatische Prüfung keine Fehler mehr zeigt?
Nicht unbedingt. Die automatische Prüfung bestätigt, dass die Struktur formal stimmt. Ob Lesereihenfolge, Tabellen und Alternativtexte für einen Menschen verständlich sind, zeigt erst eine Prüfung durch einen Menschen, zum Beispiel mit einem Screenreader.
Was ist PDF/UA?
PDF/UA steht für PDF Universal Accessibility und ist die internationale Norm ISO 14289 für barrierefreie PDFs. Sie legt fest, wie ein PDF technisch aufgebaut sein muss, damit assistive Technologien es zuverlässig auslesen können.
Wie Sie geprüfte Dokumente anschließend barrierearm aufbereiten, zeigt unser Überblick barrierefreies PDF. Die kostenlose Prüfung starten Sie direkt mit Access Read.
Mein Rat, wenn Sie gerade unzählige PDFs auf Ihrer Website entdeckt haben
„Wenn Sie gerade unzählige PDFs auf Ihrer Website entdeckt haben, empfehle ich Ihnen, diese mit Access Read zu prüfen und direkt im Anschluss mit Access Doc barrierearm zu konvertieren. Mit unserem Massenupload ist alles innerhalb von wenigen Minuten vom Tisch.“
