Öffnen Sie ein typisches PDF mit einem Screenreader, und Sie hören oft eines von zwei Dingen: ein wirres Durcheinander oder gar nichts. Genau das ist der Grund, warum ein PDF barrierefrei zu machen in fast jedem Projekt die unterschätzte Großbaustelle ist. Während Website-Barrierefreiheit längst auf der Agenda steht, schlummern in den Download-Bereichen tausende Dokumente, die für blinde und sehbehinderte Nutzer schlicht unbenutzbar sind – und damit ebenso unter das BFSG und die BITV fallen wie die Website selbst. In diesem Ratgeber zeige ich Ihnen den vollständigen Tagging-Workflow Schritt für Schritt und sage Ihnen ehrlich, wo die Automatisierung an ihre Grenzen kommt.
Was ein PDF barrierefrei macht
Ein barrierefreies PDF nach dem Standard PDF/UA enthält eine versteckte Strukturebene aus sogenannten Tags, die assistiven Technologien mitteilt, was Überschrift, Absatz, Liste oder Tabelle ist. Hinzu kommen eine logische Lesereihenfolge, Alternativtexte für Bilder, korrekt ausgezeichnete Tabellen, eine festgelegte Dokumentsprache, ein aussagekräftiger Dokumenttitel und durchsuchbarer Text statt reiner Scan-Bilder. Erst wenn diese Elemente zusammenkommen, kann ein Screenreader das Dokument sinnvoll vorlesen und navigierbar machen. Optisch ändert sich dabei nichts – die gesamte Barrierefreiheit eines PDFs liegt unter der sichtbaren Oberfläche.
Die Voraussetzungen eines barrierefreien PDFs im Überblick
Bevor wir in den Workflow gehen, hier die Bausteine, die am Ende alle stimmen müssen:
- Tag-Struktur: Das Dokument ist vollständig getaggt, jeder Inhalt hat den richtigen Strukturtyp.
- Lesereihenfolge: Die Reihenfolge im Tag-Baum entspricht der logischen, nicht der rein visuellen Anordnung.
- Überschriften-Hierarchie: H1, H2, H3 ohne Ebenensprünge.
- Alternativtexte: Informationstragende Bilder haben Alt-Texte, dekorative sind als Artefakt markiert.
- Tabellen: Kopfzellen und Datenzellen sind korrekt ausgezeichnet und zugeordnet.
- Dokumentsprache: Die Hauptsprache ist hinterlegt, fremdsprachige Passagen sind gekennzeichnet.
- Dokumenttitel: In den Metadaten gesetzt und als Anzeige aktiviert.
- Echter Text: Gescannte Dokumente sind per OCR in durchsuchbaren Text umgewandelt.
Schritt für Schritt: Der Tagging-Workflow
So gehe ich vor, wenn ein einzelnes Dokument barrierefrei werden soll. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt – wer sie umdreht, macht doppelte Arbeit.
Schritt 1: Im Quelldokument anfangen, nicht im PDF
Der wichtigste Schritt passiert, bevor das PDF überhaupt existiert. Wenn Sie das Ausgangsdokument in Word oder InDesign sauber strukturieren – echte Überschriften-Formatvorlagen statt manuell vergrößertem Fettdruck, echte Listenformate, Alternativtexte an den Bildern, korrekt angelegte Tabellen –, dann exportieren Sie ein bereits weitgehend getaggtes PDF. Rund 80 Prozent der Arbeit erledigen Sie hier. Wer diesen Schritt überspringt und ein unstrukturiertes PDF nachträglich repariert, zahlt das mit einem Vielfachen an Aufwand.
Schritt 2: Tags erzeugen oder prüfen
Liegt ein PDF ohne Tags vor, erzeugen Sie zunächst eine Grundstruktur – in Acrobat Pro etwa über die automatische Tag-Funktion. Verstehen Sie dieses Auto-Tagging als Rohentwurf, nicht als Ergebnis. Es liefert ein Gerüst, das Sie in den folgenden Schritten korrigieren.
Schritt 3: Lesereihenfolge korrigieren
Jetzt prüfen Sie, ob der Tag-Baum der logischen Reihenfolge folgt. Das ist entscheidend: Ein Screenreader liest nicht das, was visuell oben links steht, sondern das, was im Tag-Baum zuerst kommt. Bei mehrspaltigen Layouts, Seitenleisten oder eingeschobenen Kästen weicht die visuelle von der logischen Reihenfolge ab – und genau hier macht das Auto-Tagging die meisten Fehler. Gehen Sie den Baum durch und sortieren Sie ihn so, wie der Inhalt gelesen werden soll.
Schritt 4: Überschriften strukturieren
Weisen Sie den Überschriften die korrekten Ebenen zu – eine H1 für den Dokumenttitel, H2 für Hauptabschnitte, H3 für Unterabschnitte, ohne Sprünge. Diese Struktur ist für Screenreader-Nutzer das, was für Sehende das Überfliegen einer Seite ist: die einzige Möglichkeit, sich schnell zu orientieren.
Schritt 5: Alternativtexte vergeben
Jedes Bild, das Information trägt, bekommt einen Alt-Text, der diese Information wiedergibt – nicht „Bild“ oder „Grafik123″, sondern den tatsächlichen Inhalt und Zweck. Rein dekorative Bilder markieren Sie als Artefakt, damit der Screenreader sie überspringt. Bei Infografiken und Diagrammen reicht ein kurzer Alt-Text oft nicht; hier braucht es eine textliche Beschreibung der dargestellten Daten.
Schritt 6: Tabellen korrekt taggen
Tabellen sind die Königsdisziplin. Kopfzellen müssen als solche ausgezeichnet sein, Datenzellen ihren Kopfzellen zugeordnet werden, damit ein Screenreader beim Vorlesen einer Zelle weiß, zu welcher Spalte und Zeile sie gehört. Bei verschachtelten oder zusammengefassten Zellen wird das schnell komplex. Verwenden Sie den Tabellen-Editor Ihres Werkzeugs und prüfen Sie jede Zuordnung – eine falsch getaggte Tabelle ist für Screenreader-Nutzer oft schlimmer als gar keine.
Schritt 7: Sprache und Titel setzen
Hinterlegen Sie die Dokumentsprache in den Eigenschaften, damit die Sprachausgabe die richtige Aussprache wählt. Tragen Sie einen aussagekräftigen Dokumenttitel in die Metadaten ein und stellen Sie ein, dass dieser Titel statt des Dateinamens angezeigt wird.
Schritt 8: Prüfen – und zwar richtig
Zum Abschluss prüfen Sie das Ergebnis. Der eingebaute Accessibility-Checker von Acrobat ist ein erster Filter, aber er prüft nicht vollständig gegen PDF/UA. Belastbarer ist der kostenlose PDF Accessibility Checker (PAC), der nach dem Matterhorn-Protokoll prüft – dem maßgeblichen Kriterienkatalog für PDF/UA. Was hinter PDF/UA und dem Matterhorn-Protokoll steckt, habe ich in Barrierefreies PDF erstellen: PDF/UA und Matterhorn-Protokoll verständlich erklärt ausführlich beschrieben.
Wo die Automatisierung an ihre Grenzen stößt
Hier muss ich ehrlich sein, denn an dieser Stelle entstehen die meisten falschen Erwartungen. Automatisches Tagging – ob in Acrobat oder durch KI-gestützte Werkzeuge – ist in den letzten Jahren deutlich besser geworden, aber es löst das Problem nicht vollständig. Vier Dinge kann keine Automatisierung zuverlässig allein:
- Inhaltliche Alt-Texte: Eine Maschine erkennt, dass ein Bild da ist, aber nicht, welche Information es im Kontext des Dokuments transportieren soll. Ein Diagramm, das einen Umsatzeinbruch zeigt, braucht einen Alt-Text über diesen Einbruch – nicht „Balkendiagramm“.
- Komplexe Tabellen: Verschachtelte Header und zusammengefasste Zellen überfordern die automatische Erkennung regelmäßig.
- Dekorativ oder informativ: Die Entscheidung, ob ein Bild übersprungen werden darf oder beschrieben werden muss, ist eine inhaltliche, keine technische.
- Lesereihenfolge bei kreativen Layouts: Magazine, Geschäftsberichte und Broschüren mit frei platzierten Elementen bringen jede Automatik durcheinander.
Aus meiner Erfahrung gilt eine grobe Faustregel: Etwa 80 Prozent der Arbeit lässt sich automatisieren, die restlichen 20 Prozent – und das sind oft die entscheidenden – brauchen menschliche Kontrolle. Wer das ignoriert und blind auf einen Ein-Klick-Konverter vertraut, produziert PDFs, die zwar getaggt aussehen, aber im Screenreader trotzdem versagen.
Word, InDesign oder Acrobat – wo Sie ansetzen sollten
Die pragmatische Antwort: so früh wie möglich. Ein Dokument, das in Word oder InDesign von Anfang an barrierefrei angelegt wird, ist mit minimalem Nacharbeitsaufwand exportierbar. Ein bereits fertiges, unstrukturiertes PDF nachträglich in Acrobat zu reparieren, ist ungleich aufwendiger und fehleranfälliger. Wenn Sie regelmäßig Dokumente produzieren, lohnt es sich, die Barrierefreiheit in den Erstellungsprozess einzubauen, statt sie nachgelagert zu reparieren. Wie das speziell bei umfangreichen Altbeständen wie Geschäftsberichten funktioniert, lesen Sie in Barrierefreie Geschäftsberichte und Behörden-PDFs: Worauf es bei Altbeständen ankommt.
Wenn Sie nicht ein PDF haben, sondern hunderte
Für ein einzelnes Dokument ist der manuelle Workflow oben gut machbar. Das Problem skaliert aber dramatisch: Eine durchschnittliche Behörde oder ein mittelständisches Unternehmen hat nicht ein PDF, sondern hunderte oder tausende – Formulare, Bescheide, Berichte, Datenblätter, Archivbestände. Jedes davon einzeln von Hand zu taggen, ist weder zeitlich noch wirtschaftlich darstellbar.
Genau für diesen Fall gibt es unsere automatisierte PDF/UA-Konvertierung Access Doc. Sie erkennt Lesereihenfolgen, taggt Tabellen und Listen und schlägt Alt-Texte vor – den überwiegenden Teil der Arbeit erledigt sie automatisch. Den kritischen Rest, jene 20 Prozent, die menschliches Urteil verlangen, fängt eine integrierte Qualitätskontrolle ab. Über das Dashboard verarbeiten Sie einzelne Dokumente per Drag-and-drop, über die API binden Sie ganze Dokumentenströme aus Ihrem CMS an. So wird aus der unmöglichen Handarbeit ein planbarer Prozess. Wenn Sie zuerst wissen wollen, wie es um Ihre bestehenden PDF-Bestände steht, liefert Ihnen unser PDF-Audit Access Read die Bestandsaufnahme.
